زیرفرایند کنترل اسناد ثبت نام، حل و فصل مغایرتها و اشکالات
گام اول : کنترل فراخوان ها و برگه های پذیرش عضویت
الف- در این گام، دبیرخانه ستاد های استانی، فراخوان ها و برگه های پذیرش عضویت دریافتی از تعاونی های عدالت شهرستانی را کنترل و با اطلاعات بانک اطلاعات مشمولان و نیز شکایات و سایر گزارش های دریافتی تطبیق می نماید.
ب- سپس با تشخیص موارد مغایرت از جمله فهرست مشمولانی که مشخصات آنها در بانک اطلاعات هست و ثبت نام نکرده اند، و فهرست مواردی که ثبت نام کرده اند و مشخصات آنها در بانک اطلاعات مشمولان وجود ندارد، و نیز مواردی که در ثبت و ضبط اطلاعات خطایی رخ داده است اطلاعات مربوط را با تعاونی ها مبادله می نماید.
گام دوم: بررسی مجدد موارد مغایرت و رفع خطاها
در این گام، تعاونی با بررسی مجدد موارد مغایرت و اشکالات اعلام شده از سوی دبیرخانه ستاد استانی به رفع خطاها اقدام نموده و سپس فهرست های اصلاح شده را مجدداً به دبیرخانه ستاد استانی ارسال می نماید.
گام سوم: تهیه گزارش اطلاعات ثبت نام استان و ارسال آن به دبیرخانه مرکزی
در این گام، نهایتاً دبیرخانه ستاد استانی مجموعه اطلاعات جمع آوری شده را بررسی و با تفکیک آنها گزارش اطلاعات کلی ثبت نام مشمولان در استان و موارد مغایرت و اقدامات و تصحیحات انجام شده را تهیه و به دبیرخانه مرکزی ارسال می نماید.
گام چهارم: بررسی گزارش دبیرخانه ستاد های استانی و تبادل مجدد
در این گام، دبیرخانه مرکزی ضمن بررسی گزارش اطلاعات کلی ثبت نام مشمولان در هر استان و موارد مغایرت و اقدامات و تصحیحات انجام شده مفاد این گزارش را با بانک اطلاعات مرکزی مشمولان تطبیق و در صورت لزوم با تبادل مجدد اطلاعات با دبیرخانه ستاد های استانی به بررسی مجدد آنها می پردازد.
گام پنجم: تأیید گزارش نهایی ثبت نام مشمولان و صدور اجازه انتقال سهام دولتی
الف- در این گام، ابتدا دبیرخانه مرکزی پس از مبادلات مکرر احتمالی اطلاعات با دبیرخانه ستاد های استانی و بررسی های انجام شده نهایتاً گزارش نهایی ثبت نام مشمولان در هر استان را تأیید می نماید.
ب- سپس بر اساس گزارش های نهایی تأیید شده ثبت نام مشمولان در ۳۰ استان کشور اجازه انتقال سهام دولتی و متعلق به دولت را به شرکت کارگزاری سهام عدالت به میزان متناسب با سهام مشمولان ثبت نام شده نهایی در کل کشور صادر می نماید.
گام ششم: صدور دستور اصلاح عضویت ها یا تکمیل آنها
در این گام، دبیرخانه ستادهای استانی بر اساس گزارش نهایی تأیید شده توسط دبیرخانه مرکزی دستور اصلاح خطاها در مورد عضویت مشمولان در تعاونی ها و یا تکمیل آنها را خطاب به تعاونی های عدالت شهرستانی صادر می نماید.
گام هفتم: اصلاح اطلاعات عضویت ها یا تکمیل آنها
در این گام، تعاونی ها بر اساس دستور صادره از دبیرخانه ستاد استانی به اصلاح اطلاعات و پرونده عضویت ها یا تکمیل و اصلاح آنها پرداخته و موارد اصلاح شده را به اطلاع افرادی که ثبت نام کرده و سهام دریافت کرده و اصلاحاتی در مورد عضویت و سهام آنها ایجاد شده می رسانند.
